iSWAM is an international beauty and wellness expo that brings together professionals, brands, and enthusiasts from around the world to showcase the latest trends, products, and innovations in the beauty industry.
Explore available event launchings, review event guidelines and regulations, and confirm your attendance to select your booth positions.
| Booth Name | Proforma Number | Status | Price |
|---|
Visit the official SWAM Exhibition website and select Login to access your Sponsor account. New Sponsors must select Sign Up and complete the required company information.
After logging in, select the SWAM Exhibition event you wish to participate in. Make sure you select the correct event before proceeding with your transaction.
Choose the number of booths required for your participation. The available quantity and applicable pricing will be displayed by the system.
Choose an available booth location from the interactive booth map. Booth locations are subject to availability and are secured only after the required transaction has been successfully completed and confirmed.
Select any additional products or services you require, such as Participant Packages, Webinar / Speaking Time, Add-On Products, or Additional Sponsorship Products, subject to availability.
Before checkout, carefully review your Event, Booth Quantity, Booth Location, Sponsorship Products, Participants, Pricing, Taxes, and Total Amount. Make sure all information is correct before continuing.
Confirm your order and proceed to checkout. The system will generate the applicable Invoice or Proforma Invoice and display the payment requirements for your transaction.
Complete the required payment through the official payment channel provided by the Organizer.
After payment, allow the system and/or Organizer to verify your transaction. Check your account for the latest Order, Payment, Reservation, and Confirmation Status.
Your booth, sponsorship package, or additional product is considered officially confirmed only after successful payment, verification, and official confirmation. Please save your Invoice, Payment Confirmation, and Order Confirmation for your records.
These Terms apply to all Sponsors participating in the SWAM Launching Event, including all activities relating to:
These Terms shall form an integral part of:
All registrations, reservations, product selections, booth selections, and payments relating to the Launching Event shall be conducted exclusively through the official SWAM Exhibition website. The Organizer shall not be responsible for any reservation, payment, or communication made through unauthorized channels. The Sponsor acknowledges that all system-generated records, including reservation history, selection sequence, payment records, and confirmation records, shall be considered the official reference for the Launching Event process.
The Launching Event shall be conducted in an onsite format at the venue designated by the Organizer. The Organizer reserves the right to determine, modify, postpone, or adjust the event venue, date, time, or other event arrangements whenever necessary for operational purposes.
Sponsors must complete their registration through the official SWAM Exhibition website before participating in the Launching Event. Each Sponsor shall:
The registered Sponsor account shall be the only account authorized to participate in the booth reservation process.
Sponsors may access the Launching Event portal using their registered account credentials. Sponsors are responsible for:
The Organizer shall not be liable for any delay, error, or failure caused by Sponsor-side technical issues.
Before participating in the booth selection process, Sponsors shall determine the number of booths they wish to reserve. The selected booth quantity shall be used as the basis for:
Sponsors may modify the number of booths selected through the website system before the selection process begins.
Sponsors shall first select the number of booths they wish to reserve. The order of booth selection shall be determined based on the total transaction value of the Sponsor's selected number of booths. Sponsors with higher total transaction values shall receive higher priority in selecting booth locations. The final selection sequence generated by the system shall be binding.
Where two (2) or more Sponsors have an identical number of booths, the website shall automatically conduct a random electronic lottery to determine the booth selection order. The lottery results generated by the system shall:
Sponsors acknowledge that the Organizer shall not manually alter lottery results except where necessary due to proven technical errors.
Once the selection sequence has been determined, the website shall automatically assign each Sponsor a selection period. During the assigned selection period:
The selection sequence cannot be modified after it has been generated. Each Sponsor shall complete their selection within the allocated system timeframe.
Sponsors shall confirm their booth quantity no later than one (1) day before the Launching Event. On the Launching Event day (H-Day), Sponsors may request changes to their booth quantity. However, any booth quantity change made on H-Day shall affect the Sponsor's booth selection priority. For example:
The Organizer shall update the Sponsor's selection category before the Sponsor enters the booth selection process. The Organizer shall not guarantee the original selection priority after any booth quantity modification. Sponsors may change the number of booths requested before the booth selection process begins. Once the booth selection and the roll queue have been conducted, the booth quantity can no longer be changed.
Product availability is updated in real time. The Organizer does not guarantee availability of any:
Products temporarily reserved by another Sponsor shall not be available for selection until released by the system.
For the Launching Event, the system will reserve the selected products until one (1) day after the Launching Event. If payment is not completed within the period specified by the system:
All payments shall be processed exclusively through the Organizer's official website. Separate transaction destinations may be generated for different events or product categories. For booth reservations made during the Launching Event, payment shall follow the structure below:
13.1 Initial Down Payment
Once sponsors have selected the booth location within the right number of booths, sponsors are required to complete the initial ten percent (10%) down payment.
Once the ten percent (10%) deposit payment has been successfully completed:
13.2 Additional Down Payment
After payment of the initial deposit, the Sponsor shall pay an additional:
Fifteen percent (15%) down payment within fourteen (14) calendar days after the Launching Event (H+14).
13.3 Third Payment
The next payment:
Twenty-five percent (25%) balance payment shall be completed no later than thirty (90) calendar days before the Event (D-90).
13.4 Final Payment
The remaining:
Fifty percent (50%) balance payment shall be completed no later than thirty (30) calendar days before the Event (D-30). Failure to complete payment within the applicable deadline may result in actions taken by the Organizer according to the Sponsorship Terms and Conditions.
After the Sponsor has completed the initial ten percent (10%) deposit payment:
Any request for:
shall be subject to a penalty amounting to:
Twenty-five percent (25%) of the total reservation value.
The applicable period shall commence from the checkout date and remain valid for a maximum period of ninety (90) days following the event date. Upon expiration of the ninety (90)-day period, the Organizer reserves the right to deduct any applicable penalty from the third payment, which represents fifty percent (50%) of the total amount due. Any remaining balance, if applicable, shall be settled in accordance with the Organizer’s prevailing payment policy.
Payments for:
shall also be processed through the official website. Separate transaction destinations may be generated for each event. Unless otherwise stated by the Organizer, full payment for these products shall be completed during the checkout phase when the order is placed.
Following successful product selection, the system shall automatically generate:
Reservations shall only become binding after:
The Organizer reserves the right to correct administrative or system errors before final confirmation.
Sponsors who do not participate in the Launching Event shall only be permitted to reserve booths and other available products beginning on the two (2) days after the Launching Event. All reservations shall remain subject to:
The Organizer does not guarantee availability of any specific booth location or sponsorship package after the Launching Event.
The Organizer will use commercially reasonable efforts to maintain website availability throughout the Launching Event. However, the Organizer does not warrant that the website will operate without:
Where reasonably necessary, the Organizer may:
The Organizer reserves the right to:
To the fullest extent permitted by applicable law, the Organizer shall not be liable for any indirect, incidental, consequential, special, or business losses arising from:
The Organizer's total liability shall in no event exceed the amount actually paid by the Sponsor for the affected reservation.
The Organizer shall not be liable for any delay, interruption, postponement, cancellation, or failure to perform obligations resulting from events beyond reasonable control, including but not limited to:
These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Indonesia. Any dispute arising from these Terms shall first be resolved through good-faith negotiation. If no settlement is reached, the Parties irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the District Court of Surabaya (Pengadilan Negeri Surabaya), unless otherwise agreed in writing.
These Terms are prepared in both Indonesian and English. In the event of any inconsistency or difference in interpretation, the Indonesian version shall prevail.
it has:
These Terms apply to all Sponsors conducting transactions through the official SWAM Exhibition website outside the SWAM Launching Event, including:
These Terms shall form an integral part of:
In the event of any inconsistency, the latest written confirmation or specific commercial agreement issued by the Organizer shall prevail, unless otherwise stated.
All registrations, reservations, product selections, booth selections, and payments shall be conducted exclusively through the official SWAM Exhibition website or other payment destination officially designated by the Organizer. The Organizer shall not be responsible for any reservation, payment, or transaction conducted through unauthorized channels. System-generated records, including order history, reservation records, payment records, and confirmation records, shall constitute the official reference for the transaction.
Sponsors must create and maintain an account through the official SWAM Exhibition website before conducting a transaction. Each Sponsor shall:
The Sponsor shall immediately notify the Organizer if it becomes aware of unauthorized access or use of its account.
All booths, sponsorship packages, participant allocations, webinar packages, speaking time, and add-on products are subject to availability. Availability displayed on the website may change at any time due to transactions made by other Sponsors. The Organizer does not guarantee the availability of:
Sponsors participating through the normal website transaction process may select available booths directly through the official website. The normal reservation process shall generally consist of:
Booth selection shall be based on the availability displayed by the system at the time of transaction.
A Sponsor's selection of a booth or product through the website does not automatically constitute final confirmation. A reservation shall become binding only after:
The Organizer reserves the right to correct administrative, pricing, inventory, or system errors before final confirmation.
Where applicable, the website may temporarily hold selected booths or products for a limited period during the checkout process. The applicable reservation period shall be determined by the system or stated by the Organizer. If the Sponsor fails to complete the required payment within the applicable reservation period:
Sponsors shall select the number of booths required through the website based on their actual requirements. Any booth quantity displayed or selected shall be subject to availability and applicable pricing. The Sponsor may request an increase or reduction in booth quantity before final confirmation, subject to:
Once a reservation has been officially confirmed, any reduction or cancellation may be subject to the applicable cancellation and penalty provisions.
All prices displayed on the official SWAM Exhibition website shall be subject to the applicable event, sponsorship category, currency, taxes, and commercial terms specified by the Organizer. The Organizer reserves the right to:
The price applicable to a completed and officially confirmed transaction shall be based on the applicable price displayed or communicated by the Organizer at the time of confirmation.
All payments shall be processed exclusively through the Organizer's official website. Separate transaction destinations may be generated for different events or product categories. For booth reservations made on the website, the payment shall follow the structure below:
10.1 Down Payment
Once sponsors have selected the booth location within the right number of booths, sponsors are required to complete the twenty-five percent (25%) down payment.
Once the twenty-five percent (25%) deposit payment has been successfully completed:
10.2 Second Payment
The next payment:
Twenty-five percent (25%) balance payment shall be completed no later than thirty (90) calendar days before the Event (D-90).
10.3 Final Payment
The remaining:
Fifty percent (50%) balance payment shall be completed no later than thirty (30) calendar days before the Event (D-30). Failure to complete payment within the applicable deadline may result in actions taken by the Organizer according to the Sponsorship Terms and Conditions.
After the Sponsor has completed the initial twenty-five percent (25%) down payment:
Any request for:
shall be subject to a penalty amounting to:
Twenty-five percent (25%) of the total reservation value.
The applicable period shall commence from the checkout date and remain valid for a maximum period of ninety (90) days following the event date. Upon expiration of the ninety (90)-day period, the Organizer reserves the right to deduct any applicable penalty from the third payment, which represents fifty percent (50%) of the total amount due. Any remaining balance, if applicable, shall be settled in accordance with the Organizer’s prevailing payment policy.
Payments for:
shall also be processed through the official website. Separate transaction destinations may be generated for each event. Unless otherwise stated by the Organizer, full payment for these products shall be completed during the checkout phase when the order is placed.
Following a successful order or reservation, the system and/or Organizer may issue:
The Sponsor shall review all documents carefully and immediately notify the Organizer of any discrepancy. Any discrepancy that is not reported within a reasonable period may be deemed accepted, subject to applicable law and the Organizer's policies.
Transactions conducted under these Terms are not entitled to any Launching Event selection priority. Sponsors participating through the normal website transaction process acknowledge that:
The Organizer will use commercially reasonable efforts to maintain the availability of the official SWAM Exhibition website. However, the Organizer does not guarantee that the website will operate without:
Where reasonably necessary, the Organizer may suspend, modify, or temporarily restrict transactions to maintain system security, accuracy, and operational integrity.
Sponsors are responsible for:
The Organizer shall not be responsible for errors resulting from incorrect information, unauthorized account use, Sponsor-side technical issues, or failure to comply with the applicable transaction procedure.
The Organizer reserves the right to:
The Organizer's decisions concerning system errors, availability, and transaction verification shall be final, subject to applicable law.
To the fullest extent permitted by applicable law, the Organizer shall not be liable for indirect, incidental, consequential, special, or business losses arising from:
The Organizer shall not be liable for any delay, interruption, postponement, cancellation, or failure to perform its obligations resulting from circumstances beyond its reasonable control, including but not limited to:
The Organizer shall take reasonable steps to notify affected Sponsors and determine appropriate operational measures.
These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Indonesia. Any dispute arising from these Terms shall first be resolved through good-faith negotiation between the Sponsor and the Organizer. If no settlement is reached, the Parties irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the District Court of Surabaya (Pengadilan Negeri Surabaya), unless otherwise agreed in writing.
These Terms may be prepared in both Indonesian and English. In the event of any inconsistency or difference in interpretation between the Indonesian and English versions, the Indonesian version shall prevail.
By registering, placing an order, making a reservation, or completing a transaction through the official SWAM Exhibition website, the Sponsor confirms that it has:
The Sponsor's continued use of the official SWAM Exhibition website and completion of any transaction shall constitute acceptance of these Terms.
Syarat dan Ketentuan ini berlaku bagi seluruh Sponsor yang berpartisipasi dalam SWAM Launching Event, termasuk seluruh aktivitas yang berkaitan dengan:
Syarat dan Ketentuan ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari:
Seluruh proses pendaftaran, reservasi, pemilihan produk, pemilihan booth, dan pembayaran yang berkaitan dengan Launching Event wajib dilakukan secara eksklusif melalui website resmi SWAM Exhibition. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas segala reservasi, pembayaran, maupun komunikasi yang dilakukan melalui saluran atau platform yang tidak resmi atau tidak diotorisasi. Sponsor mengakui bahwa seluruh catatan yang dihasilkan oleh sistem, termasuk riwayat reservasi, urutan pemilihan, catatan pembayaran, dan catatan konfirmasi, merupakan referensi resmi dalam proses Launching Event.
Launching Event akan diselenggarakan dalam format onsite di venue yang ditentukan oleh Penyelenggara. Penyelenggara berhak menentukan, mengubah, menunda, atau menyesuaikan venue, tanggal, waktu, maupun pengaturan Event lainnya apabila diperlukan untuk kepentingan operasional.
Sponsor wajib menyelesaikan proses pendaftaran melalui website resmi SWAM Exhibition sebelum berpartisipasi dalam Launching Event. Setiap Sponsor wajib:
Sponsor dapat mengakses portal Launching Event menggunakan kredensial akun yang telah didaftarkan. Sponsor bertanggung jawab untuk:
Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas keterlambatan, kesalahan, atau kegagalan yang disebabkan oleh masalah teknis dari pihak Sponsor.
Sebelum mengikuti proses pemilihan booth, Sponsor wajib menentukan jumlah booth yang ingin dipesan. Jumlah booth yang dipilih akan menjadi dasar untuk:
Sponsor dapat mengubah jumlah booth yang dipilih melalui sistem website sebelum proses pemilihan dimulai.
Sponsor terlebih dahulu memilih jumlah booth yang ingin dipesan. Urutan pemilihan booth akan ditentukan berdasarkan total nilai transaksi dari jumlah booth yang dipilih oleh Sponsor. Sponsor dengan total nilai transaksi yang lebih tinggi akan memperoleh prioritas yang lebih tinggi dalam memilih lokasi booth. Urutan pemilihan akhir yang dihasilkan oleh sistem bersifat mengikat.
Apabila terdapat dua (2) atau lebih Sponsor dengan jumlah booth yang sama, website akan secara otomatis menjalankan undian elektronik secara acak untuk menentukan urutan pemilihan booth. Hasil undian yang dihasilkan oleh sistem:
Sponsor memahami bahwa Penyelenggara tidak akan mengubah hasil undian secara manual, kecuali apabila diperlukan untuk memperbaiki kesalahan teknis yang terbukti.
Setelah urutan pemilihan ditentukan, website akan secara otomatis memberikan periode pemilihan kepada masing-masing Sponsor. Selama periode pemilihan yang telah ditentukan:
Urutan pemilihan tidak dapat diubah setelah dihasilkan oleh sistem. Setiap Sponsor wajib menyelesaikan proses pemilihannya dalam jangka waktu yang telah dialokasikan oleh sistem.
Sponsor wajib mengonfirmasi jumlah booth paling lambat satu (1) hari sebelum Launching Event (H-1). Pada hari Launching Event (H-Day), Sponsor dapat mengajukan perubahan jumlah booth. Namun, setiap perubahan jumlah booth yang dilakukan pada H-Day akan memengaruhi prioritas pemilihan booth Sponsor. Sebagai contoh:
Penyelenggara akan memperbarui kategori pemilihan Sponsor sebelum Sponsor memasuki proses pemilihan booth. Penyelenggara tidak menjamin bahwa Sponsor dapat mempertahankan prioritas pemilihan awal setelah melakukan perubahan jumlah booth. Sponsor dapat mengubah jumlah booth yang diminta sebelum proses pemilihan booth dimulai. Setelah proses pemilihan booth dan selection queue dilakukan, jumlah booth tidak dapat diubah lagi.
Ketersediaan produk diperbarui secara real-time. Penyelenggara tidak menjamin ketersediaan:
Produk yang untuk sementara telah dipesan oleh Sponsor lain tidak dapat dipilih sampai produk tersebut dilepaskan kembali oleh sistem.
Untuk Launching Event, sistem akan mempertahankan reservasi atas produk yang telah dipilih sampai dengan satu (1) hari setelah Launching Event. Apabila pembayaran tidak diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan oleh sistem:
Seluruh pembayaran wajib diproses secara eksklusif melalui website resmi Penyelenggara. Tujuan transaksi yang berbeda dapat diberikan untuk Event atau kategori produk yang berbeda. Untuk reservasi booth yang dilakukan selama Launching Event, pembayaran mengikuti struktur sebagai berikut:
13.1 Down Payment Awal
Setelah Sponsor memilih lokasi booth sesuai dengan jumlah booth yang telah ditentukan, Sponsor wajib menyelesaikan pembayaran down payment awal sebesar sepuluh persen (10%).
Setelah pembayaran deposit sebesar sepuluh persen (10%) berhasil dilakukan:
13.2 Down Payment Tambahan
Setelah pembayaran deposit awal, Sponsor wajib membayar tambahan:
Lima belas persen (15%) down payment paling lambat empat belas (14) hari kalender setelah Launching Event (H+14).
13.3 Pembayaran Ketiga
Pembayaran berikutnya sebesar:
Dua puluh lima persen (25%) pembayaran saldo wajib diselesaikan paling lambat sembilan puluh (90) hari kalender sebelum Event (D-90).
13.4 Pembayaran Akhir
Sisa pembayaran sebesar:
Lima puluh persen (50%) pembayaran saldo wajib diselesaikan paling lambat tiga puluh (30) hari kalender sebelum Event (D-30). Kegagalan menyelesaikan pembayaran sesuai batas waktu yang berlaku dapat mengakibatkan tindakan yang dilakukan oleh Penyelenggara sesuai dengan Sponsorship Terms and Conditions.
Setelah Sponsor menyelesaikan pembayaran deposit awal sebesar sepuluh persen (10%), setiap permintaan untuk:
akan dikenakan penalti sebesar:
dua puluh lima persen (25%) dari total nilai reservasi.
Periode pemberlakuan penalti dimulai sejak tanggal checkout dan berlaku untuk jangka waktu maksimal sembilan puluh (90) hari setelah tanggal Event. Setelah periode sembilan puluh (90) hari tersebut berakhir, Penyelenggara berhak memotong jumlah penalti yang berlaku dari pembayaran ketiga, yang merupakan lima puluh persen (50%) dari total jumlah yang harus dibayarkan. Apabila terdapat sisa saldo setelah pemotongan penalti, sisa tersebut wajib diselesaikan sesuai dengan kebijakan pembayaran yang berlaku yang ditetapkan oleh Penyelenggara.
Pembayaran untuk:
juga wajib diproses melalui website resmi. Tujuan transaksi yang berbeda dapat digunakan untuk masing-masing Event.
Kecuali ditentukan lain oleh Penyelenggara, pembayaran penuh atas produk-produk tersebut wajib diselesaikan pada tahap checkout saat pesanan dibuat.
Setelah proses pemilihan produk berhasil dilakukan, sistem akan secara otomatis menghasilkan:
Reservasi hanya menjadi mengikat setelah:
Penyelenggara berhak memperbaiki kesalahan administratif atau kesalahan sistem sebelum konfirmasi akhir diterbitkan.
Sponsor yang tidak berpartisipasi dalam Launching Event hanya diperbolehkan melakukan reservasi booth dan produk lain yang tersedia mulai dua (2) hari setelah Launching Event. Seluruh reservasi tetap tunduk pada:
Penyelenggara tidak menjamin ketersediaan lokasi booth atau paket sponsorship tertentu setelah Launching Event.
Penyelenggara akan melakukan upaya yang wajar secara komersial untuk menjaga ketersediaan website selama berlangsungnya Launching Event. Namun demikian, Penyelenggara tidak menjamin bahwa website akan beroperasi tanpa:
Apabila dianggap perlu secara wajar, Penyelenggara dapat:
Penyelenggara berhak untuk:
Sejauh diperbolehkan berdasarkan hukum yang berlaku, Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, insidental, konsekuensial, khusus, maupun kerugian bisnis yang timbul akibat:
Dalam keadaan apa pun, total tanggung jawab Penyelenggara tidak akan melebihi jumlah yang telah benar-benar dibayarkan oleh Sponsor untuk reservasi yang terdampak.
Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas keterlambatan, gangguan, penundaan, pembatalan, atau kegagalan dalam melaksanakan kewajiban yang disebabkan oleh keadaan di luar kendali wajar Penyelenggara, termasuk namun tidak terbatas pada:
Syarat dan Ketentuan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Setiap perselisihan yang timbul dari atau berkaitan dengan Syarat dan Ketentuan ini terlebih dahulu akan diselesaikan melalui musyawarah dan negosiasi dengan itikad baik. Apabila penyelesaian tidak tercapai, Para Pihak dengan ini sepakat untuk tunduk pada yurisdiksi eksklusif Pengadilan Negeri Surabaya, kecuali disepakati lain secara tertulis.
Syarat dan Ketentuan ini dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Apabila terdapat ketidaksesuaian atau perbedaan penafsiran antara kedua versi tersebut, maka versi Bahasa Indonesia yang berlaku dan diutamakan.
Dengan melakukan pendaftaran atau berpartisipasi dalam SWAM Launching Event, Sponsor menyatakan bahwa Sponsor telah:
Ketentuan ini berlaku bagi seluruh Sponsor yang melakukan transaksi melalui website resmi SWAM Exhibition di luar periode SWAM Launching Event, termasuk:
Ketentuan ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari:
Dalam hal terdapat ketidaksesuaian atau perbedaan antara dokumen-dokumen tersebut, konfirmasi tertulis terakhir atau perjanjian komersial khusus yang diterbitkan oleh Penyelenggara akan berlaku, kecuali ditentukan lain secara tertulis.
Seluruh proses pendaftaran, reservasi, pemilihan produk, pemilihan booth, dan pembayaran wajib dilakukan secara eksklusif melalui website resmi SWAM Exhibition atau tujuan pembayaran lain yang secara resmi ditetapkan oleh Penyelenggara. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas segala reservasi, pembayaran, atau transaksi yang dilakukan melalui saluran yang tidak resmi atau tidak diotorisasi. Catatan yang dihasilkan oleh sistem, termasuk riwayat pesanan, catatan reservasi, catatan pembayaran, dan catatan konfirmasi, merupakan referensi resmi dalam proses transaksi.
Sponsor wajib membuat dan memelihara akun melalui website resmi SWAM Exhibition sebelum melakukan transaksi. Setiap Sponsor wajib:
Sponsor wajib segera memberitahukan kepada Penyelenggara apabila mengetahui adanya akses atau penggunaan akun yang tidak sah.
Seluruh booth, paket sponsorship, alokasi peserta, paket webinar, speaking time, dan produk add-on bergantung pada ketersediaan. Ketersediaan yang ditampilkan pada website dapat berubah sewaktu-waktu akibat transaksi yang dilakukan oleh Sponsor lainnya. Penyelenggara tidak menjamin ketersediaan:
Sponsor yang berpartisipasi melalui proses transaksi website reguler dapat memilih booth yang masih tersedia secara langsung melalui website resmi. Secara umum, proses reservasi terdiri dari:
Pemilihan booth didasarkan pada ketersediaan yang ditampilkan oleh sistem pada saat transaksi dilakukan.
Pemilihan booth atau produk oleh Sponsor melalui website tidak secara otomatis merupakan konfirmasi akhir. Reservasi baru menjadi mengikat setelah:
Penyelenggara berhak memperbaiki kesalahan administratif, harga, inventaris, atau sistem sebelum konfirmasi akhir diterbitkan.
Apabila fitur tersebut tersedia, website dapat menahan booth atau produk yang dipilih untuk sementara dalam jangka waktu tertentu selama proses checkout. Periode reservasi sementara ditentukan oleh sistem atau sebagaimana ditetapkan oleh Penyelenggara. Apabila Sponsor tidak menyelesaikan pembayaran yang dipersyaratkan dalam periode reservasi yang berlaku:
Sponsor wajib memilih jumlah booth yang dibutuhkan melalui website berdasarkan kebutuhan aktual Sponsor. Jumlah booth yang ditampilkan atau dipilih tetap bergantung pada ketersediaan dan harga yang berlaku. Sponsor dapat mengajukan penambahan atau pengurangan jumlah booth sebelum konfirmasi akhir, dengan memperhatikan:
Setelah reservasi dikonfirmasi secara resmi, setiap pengurangan atau pembatalan dapat dikenakan ketentuan pembatalan dan penalti yang berlaku.
Seluruh harga yang ditampilkan pada website resmi SWAM Exhibition tunduk pada event, kategori sponsorship, mata uang, pajak, dan ketentuan komersial yang berlaku sebagaimana ditetapkan oleh Penyelenggara. Penyelenggara berhak untuk:
Harga yang berlaku untuk transaksi yang telah selesai dan dikonfirmasi secara resmi adalah harga yang ditampilkan atau dikomunikasikan oleh Penyelenggara pada saat konfirmasi, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian komersial tertulis.
Seluruh pembayaran wajib diproses secara eksklusif melalui website resmi Penyelenggara. Tujuan transaksi yang berbeda dapat digunakan untuk event atau kategori produk yang berbeda. Untuk reservasi booth yang dilakukan melalui proses transaksi website reguler, ketentuan pembayaran berlaku sebagai berikut:
10.1 Uang Muka
Setelah Sponsor memilih lokasi booth sesuai dengan jumlah booth yang dipilih, Sponsor wajib melakukan pembayaran uang muka sebesar:
Dua puluh lima persen (25%) dari total nilai reservasi.
Setelah pembayaran uang muka sebesar dua puluh lima persen (25%) berhasil dilakukan:
10.2 Pembayaran Kedua
Pembayaran berikutnya sebesar:
Dua puluh lima persen (25%) dari total nilai reservasi wajib diselesaikan paling lambat sembilan puluh (90) hari kalender sebelum Event (D-90).
10.3 Pembayaran Akhir
Sisa pembayaran sebesar:
Lima puluh persen (50%) dari total nilai reservasi wajib diselesaikan paling lambat tiga puluh (30) hari kalender sebelum Event (D-30). Kegagalan melakukan pembayaran sesuai batas waktu yang berlaku dapat mengakibatkan tindakan yang dilakukan oleh Penyelenggara berdasarkan Sponsorship Terms and Conditions.
Setelah Sponsor menyelesaikan pembayaran uang muka awal sebesar dua puluh lima persen (25%):
Setiap permintaan untuk:
akan dikenakan penalti sebesar:
Dua puluh lima persen (25%) dari total nilai reservasi yang telah dikonfirmasi.
Masa berlaku penalti dimulai sejak tanggal checkout dan berlaku untuk jangka waktu paling lama sembilan puluh (90) hari setelah tanggal pelaksanaan Event. Setelah jangka waktu sembilan puluh (90) hari tersebut berakhir, Penyelenggara berhak melakukan pengurangan atau pemotongan atas jumlah penalti yang berlaku dari pembayaran ketiga, yang merupakan lima puluh persen (50%) dari total nilai yang harus dibayarkan. Apabila terdapat sisa saldo setelah pemotongan penalti, sisa tersebut wajib diselesaikan sesuai dengan kebijakan pembayaran yang berlaku pada Penyelenggara.
Pembayaran untuk:
juga wajib diproses melalui website resmi. Tujuan transaksi yang berbeda dapat digunakan untuk masing-masing event.
Kecuali ditentukan lain oleh Penyelenggara, pembayaran penuh atas produk-produk tersebut wajib diselesaikan pada tahap checkout ketika pesanan dilakukan.
Transaksi yang dilakukan berdasarkan Ketentuan ini tidak memperoleh prioritas pemilihan yang berlaku pada SWAM Launching Event. Sponsor yang berpartisipasi melalui proses transaksi website reguler memahami dan menyetujui bahwa:
Penyelenggara akan melakukan upaya yang wajar secara komersial untuk menjaga ketersediaan website resmi SWAM Exhibition. Namun, Penyelenggara tidak menjamin bahwa website akan beroperasi tanpa:
Apabila diperlukan secara wajar, Penyelenggara dapat menangguhkan, mengubah, atau membatasi sementara transaksi untuk menjaga keamanan, akurasi, dan integritas operasional sistem.
Sponsor bertanggung jawab untuk:
Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas kesalahan yang timbul akibat informasi yang tidak benar, penggunaan akun tanpa izin, masalah teknis dari pihak Sponsor, atau kegagalan Sponsor dalam mengikuti prosedur transaksi yang berlaku.
Penyelenggara berhak untuk:
Keputusan Penyelenggara terkait kesalahan sistem, ketersediaan, dan verifikasi transaksi bersifat final, dengan tetap tunduk pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Sejauh diperbolehkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, insidental, konsekuensial, khusus, atau kerugian bisnis yang timbul akibat:
Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas keterlambatan, gangguan, penundaan, pembatalan, atau kegagalan dalam melaksanakan kewajibannya yang disebabkan oleh keadaan di luar kendali wajarnya, termasuk namun tidak terbatas pada:
Penyelenggara akan melakukan langkah-langkah yang wajar untuk memberitahukan Sponsor yang terdampak dan menentukan tindakan operasional yang sesuai.
Ketentuan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Setiap perselisihan yang timbul dari Ketentuan ini terlebih dahulu akan diselesaikan melalui musyawarah dan negosiasi dengan itikad baik antara Sponsor dan Penyelenggara. Apabila penyelesaian tidak tercapai, Para Pihak dengan ini secara tidak dapat ditarik kembali sepakat untuk tunduk pada yurisdiksi eksklusif Pengadilan Negeri Surabaya, kecuali disepakati lain secara tertulis.
Ketentuan ini dapat dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Dalam hal terdapat ketidaksesuaian atau perbedaan penafsiran antara versi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, versi Bahasa Indonesia akan berlaku dan menjadi versi yang mengikat.
Dengan melakukan pendaftaran, melakukan pemesanan, membuat reservasi, atau menyelesaikan transaksi melalui website resmi SWAM Exhibition, Sponsor menyatakan bahwa Sponsor:
Penggunaan website resmi SWAM Exhibition secara berkelanjutan dan penyelesaian setiap transaksi oleh Sponsor dianggap sebagai bentuk penerimaan dan persetujuan Sponsor terhadap Ketentuan ini.
1.1 The Exhibitor and all Exhibitor Personnel shall comply with:
1.3 The Exhibitor acknowledges that all confirmed booth reservations, product reservations, payment obligations, and participation commitments shall be binding in accordance with the applicable Terms and Conditions.
2.1 The Exhibitor shall attend the official Technical Meeting conducted by the Organizer at the time and through the format determined by the Organizer.
2.2 Failure to attend the Technical Meeting shall not release the Exhibitor from any obligations, requirements, changes, or instructions communicated by the Organizer.
2.3 Any instructions provided during the Technical Meeting shall form part of the operational requirements for the Exhibition.
3.1 All Exhibitor Personnel must collect and wear their official event name tags while inside the exhibition area.
3.2 Name tags are strictly personal and shall not be:
3.4 Requests for additional booth personnel and/or name tags must be submitted within the deadline specified by the Organizer and are subject to prior approval.
3.5 Unless otherwise approved by the Organizer, each booth shall be limited to a maximum of two (2) Exhibitor Personnel.
4.1 Only registered and authorized Exhibitor Personnel may access the exhibition area through the designated entry procedures.
4.2 Exhibitors shall not transfer entry privileges, name tags, invitations, or access rights to unauthorized persons without prior approval from the Organizer.
4.3 The Organizer reserves the right to control, restrict, suspend, or refuse access to the exhibition area for security, safety, operational, or event management purposes.
5.1 The booth quantity selected by the Exhibitor shall determine:
5.3 Before the booth selection process begins, the Exhibitor may modify its requested booth quantity through the official SWAM Exhibition website.
5.4 Once the booth selection process and selection queue have been conducted, the booth quantity can no longer be changed.
5.5 After successful payment of the initial ten percent (10%) down payment, the confirmed booth quantity and reservation shall become binding and subject to the applicable cancellation and reduction provisions.
6.1 On the Launching Event day (H-Day), an Exhibitor may request to modify its booth quantity before entering the booth selection process.
6.2 Any booth quantity modification on H-Day shall affect the Exhibitor's booth selection category and priority.
6.3 If the Exhibitor changes its booth quantity:
6.5 The Organizer does not guarantee that the Exhibitor will retain its original selection priority following any booth quantity modification.
7.1 Booth selection priority shall be determined based on the total transaction value of the selected booth quantity, in accordance with the Launching Event Terms and Conditions.
7.2 Where two (2) or more Exhibitors have an identical transaction value or applicable selection criteria, the selection order shall be determined through the electronic lottery system provided by the Organizer.
7.3 The lottery shall be automatically generated and recorded by the system. The results shall be final and binding, except where correction is required due to a proven technical error.
7.4 Each Exhibitor shall receive an assigned selection period generated by the system.
7.5 During the assigned selection period:
7.6 The Exhibitor must complete its selection within the allocated selection period.
7.7 Failure to complete the selection within the allocated period may result in:
8.1 8.2 The selection sequence generated by the system shall be final and may not be modified by Booth and product availability may change in real time throughout the Launching Event. The Organizer does not guarantee the availability of any specific:
8.4 For Launching Event reservations, selected products may remain temporarily reserved by the system until one (1) day after the Launching Event.
8.5 If the required payment is not completed within the applicable period, the reservation may automatically expire and the products may be released for other Exhibitors.
9.1 All payments shall be processed exclusively through the official payment method designated by the Organizer.
9.2 For booth reservations made during the Launching Event, the payment structure shall be:
Initial Down Payment The Exhibitor shall pay:
Ten percent (10%) of the total reservation value upon completion of the applicable reservation. An initial deposit of IDR 10,000,000 may be used as part of the initial down payment.
9.3 After successful payment of the initial ten percent (10%) down payment, the confirmed reservation shall become subject to the applicable payment and cancellation provisions.
9.4 The Exhibitor shall pay an additional:
Fifteen percent (15%) down payment within fourteen (14) calendar days after the Launching Event (H+14).
9.5 The Exhibitor shall pay:
Twenty-five percent (25%) balance payment no later than ninety (90) calendar days before the Event (D-90).
9.6 The Exhibitor shall pay the remaining:
Fifty percent (50%) final payment no later than thirty (30) calendar days before the Event (D-30).
9.7 Failure to complete any payment by the applicable deadline may result in cancellation, reallocation, penalties, or other actions in accordance with the Sponsorship Terms and Conditions.
10.1 Once the Sponsor has completed the initial ten percent (10%) deposit payment, the Sponsor’s reservation shall be considered confirmed and shall be subject to the cancellation, withdrawal, and reduction provisions set forth in this Section.
10.2 Any request made by the Sponsor after payment of the initial ten percent (10%) deposit for any of the following shall be considered a cancellation or reduction of the confirmed reservation:
10.3 Any cancellation, withdrawal, reduction, or modification as referred to in Clause 10.2 shall be subject to a penalty of twenty-five percent (25%) of the total confirmed reservation value.
10.4 The penalty shall remain applicable for a maximum period of ninety (90) days following the Event date, commencing from the Sponsor’s checkout date.
10.5 If the applicable penalty has not been settled within the aforementioned ninety (90)-day period, the Organizer reserves the right to deduct the applicable penalty amount from the Sponsor’s third payment, representing fifty percent (50%) of the total reservation value.
10.6 Any remaining balance after deduction of the applicable penalty shall be settled in accordance with the Organizer’s prevailing payment policy.
10.7 Any reduction in booth quantity or reservation value shall not be considered effective unless it has been formally approved by the Organizer. The Organizer reserves the right to reject any request for cancellation, withdrawal, reduction, or modification based on the operational and commercial circumstances of the Event.
10.8 The Sponsor acknowledges and agrees that the penalty stipulated under this Section is applicable regardless of the reason for the cancellation, withdrawal, reduction, or modification, unless otherwise expressly approved or waived in writing by the Organizer.
10.9 Other products and services, including Speaking Time, Participant Passes, Webinars, and Add-ons, shall be paid in full by the Sponsor at the time of checkout.
11.1 The Exhibitor and all Exhibitor Personnel shall maintain a professional appearance and conduct throughout the Exhibition.
11.2 Exhibitor Personnel shall wear:
11.3 Exhibitor Personnel shall behave professionally and shall not engage in any conduct that may disrupt the Exhibition, other Exhibitors, visitors, Organizer personnel, or venue operations.
12.1 The Exhibitor shall comply with all venue regulations, safety requirements, operational procedures, and instructions issued by the Organizer.
12.2 The Exhibitor shall be responsible for the conduct and activities of all Exhibitor Personnel within the Exhibition area.
12.3 The Exhibitor shall not conduct any activity that may:
12.4 The Organizer reserves the right to require the immediate cessation or modification of any activity that is considered unsafe, disruptive, inappropriate, or inconsistent with the Exhibition requirements.
13.1 All files, documents, materials, data, information, and communication tools related to the Launching Event are confidential and intended solely for internal and learning purposes.
13.2 Exhibitors and Exhibitor Personnel shall not access, copy, distribute, publish, transfer, or disclose such information to any external party without authorization from the Organizer.
13.3 Unauthorized disclosure or distribution of Launching Event information may result in appropriate action by the Organizer in accordance with applicable policies and agreements.
14.1 The Exhibitor shall be responsible for:
15.1 The Organizer reserves the right to:
15.2 Any decision made by the Organizer in accordance with these Rules, the Launching Event Terms and Conditions, and applicable agreements shall be binding upon the Exhibitor.
These Rules shall be governed by and interpreted in accordance with the laws of the Republic of Indonesia. Any dispute shall first be resolved through good-faith discussion and negotiation. If no settlement is reached, the Parties agree to submit to the exclusive jurisdiction of the District Court of Surabaya (Pengadilan Negeri Surabaya), unless otherwise agreed in writing.
By registering as an Exhibitor or Sponsor of SWAM Exhibition, the Exhibitor confirms that it has:
1.1 These Rules and Regulations govern the standard website transaction process for Sponsors participating in SWAM Exhibition outside the SWAM Launching Event period.
1.2 The process covers the registration, booth selection, sponsorship product selection, participant registration, webinar and speaking time booking, add-on product purchase, invoicing, and payment processes conducted through the official SWAM Exhibition website.
1.3 Sponsors shall comply with these Rules and Regulations together with the applicable Sponsorship Terms and Conditions, Event Participation Form (EPF/FKA), Sponsorship Proposal, Exhibitor Rules and Regulations, invoices, Proforma Invoices, and other written confirmations issued by the Organizer.
1.4 By conducting a transaction through the official SWAM Exhibition website, the Sponsor acknowledges and agrees to comply with these Rules and Regulations.
2.1 All Sponsor transactions shall be conducted through the official SWAM Exhibition website or another payment destination officially designated by the Organizer.
2.2 Sponsors shall not conduct booth reservations, product purchases, or payments through unofficial channels unless specifically instructed or authorized in writing by the Organizer.
2.3 The Organizer shall not be responsible for transactions, payments, reservations, or commitments made through unauthorized channels.
2.4 The following system records shall be considered the official transaction reference:
3.1 Sponsors must create and maintain an account on the official SWAM Exhibition website before conducting a transaction.
3.2 Sponsors shall provide complete, accurate, and valid information, including:
3.3 Each Sponsor shall ensure that its registered account is accessed only by authorized representatives.
3.4 Sponsors are responsible for maintaining the confidentiality of their account credentials.
3.5 Any transaction conducted through the Sponsor's registered account shall be considered the responsibility of the Sponsor.
3.6 Any suspected unauthorized access or use of the Sponsor's account must be reported to the Organizer immediately.
Sponsors participating after the Launching Event shall follow the standard website transaction process:
Step 1 — Login The Sponsor shall access the official SWAM Exhibition website and log in using its registered account. Step 2 — Select Event The Sponsor shall select the applicable SWAM Exhibition event. Step 3 — Select Booth Quantity The Sponsor shall select the required number of booths based on the available booth inventory displayed by the system. Step 4 — Select Booth Location The Sponsor may select an available booth location displayed on the website. Booth selection is subject to the availability remaining at the time of transaction. Step 5 — Select Additional Products Where applicable, the Sponsor may select additional sponsorship products, including:
Step 6 — Review Order The Sponsor shall carefully review:
Step 7 — Checkout The Sponsor shall proceed to checkout and complete the required transaction information. Step 8 — Invoice / Proforma Invoice The system and/or Organizer may issue the applicable Invoice, Proforma Invoice, Order Confirmation, or other transaction document. Step 9 — Payment The Sponsor shall complete the applicable payment within the period specified by the system, Invoice, Proforma Invoice, or Organizer. Step 10 — Transaction Verification The transaction shall be verified by the system and/or Organizer. Step 11 — Official Confirmation The booth, product, or service shall become officially confirmed only after the required payment has been successfully received and the transaction has been verified and confirmed by the Organizer and/or system.
5.1 Booths available under the normal website transaction process shall be based exclusively on the remaining inventory after the Launching Event and other previously confirmed reservations.
5.2 Sponsors participating through the normal process shall have no Launching Event priority.
5.3 Previously confirmed booth reservations shall not be displaced, changed, or reassigned solely because another Sponsor wishes to select the same location.
5.4 Sponsors may select only booth locations displayed as available by the system.
5.5 The Organizer does not guarantee the availability of any specific:
5.6 Booth availability may change at any time due to transactions conducted by other Sponsors.
6.1 Sponsors shall select the booth quantity according to their actual requirements and the availability displayed by the system.
6.2 Requests to increase booth quantity may be submitted before final confirmation, subject to availability and applicable pricing.
6.3 Requests to reduce booth quantity after confirmation shall be treated as a modification of the confirmed reservation and may be subject to the applicable cancellation or reduction penalty.
6.4 The Organizer may reject a requested booth quantity if the requested quantity is unavailable or cannot be accommodated operationally.
7.1 Where enabled by the website, selected booths or products may be temporarily held during the checkout process.
7.2 The temporary reservation period shall be determined by the website system or specified by the Organizer.
7.3 Sponsors must complete the required payment within the applicable reservation period.
7.4 If payment is not completed within the applicable period:
7.5 A temporary reservation shall not constitute an officially confirmed reservation.
8.1 Selecting a booth, product, or sponsorship package does not automatically constitute final confirmation.
8.2 A transaction shall be considered officially confirmed only when:
8.3 The Organizer reserves the right to correct administrative, pricing, inventory, or system errors before final confirmation.
8.4 Sponsors shall not consider a booth or product officially secured until the required confirmation has been issued.
9.1 All payments shall be made through the official payment channel designated by the Organizer.
9.2 Payment requirements may differ depending on the type of transaction.
For booth reservations under the normal website transaction process, the applicable payment schedule shall be stated in the relevant Invoice, Proforma Invoice, Sponsorship Proposal, or written confirmation issued by the Organizer.
Unless otherwise specifically stated by the Organizer, the applicable structure shall consist of:
9.3 The payment schedule stated in the latest valid Invoice, Proforma Invoice, or written commercial confirmation shall prevail where it differs from the general payment structure above.
Unless otherwise stated by the Organizer, payment for:
shall be completed in full during the applicable checkout process.
10.1 Sponsors are responsible for completing all payments within the applicable deadlines.
10.2 Failure to complete payment by the specified deadline may result in:
10.3 Sponsors shall not assume that an unpaid reservation will remain available after the payment deadline.
11.1 Prices displayed on the official website are subject to the applicable:
11.2 The Organizer may modify pricing or product availability before the transaction is officially confirmed.
11.3 Promotional pricing may be introduced, modified, or withdrawn at the Organizer's discretion.
11.4 The applicable price shall be the price valid at the time the transaction is officially confirmed, unless otherwise stated in a written commercial agreement.
12.1 Following an order or reservation, the Sponsor may receive:
12.2 Sponsors must review all transaction documents immediately after receipt.
12.3 Any discrepancy concerning:
12.4 Sponsors are responsible for maintaining copies of all transaction documents for their internal records.
13.1 Once the initial twenty-five percent (25%) payment has been successfully completed and the reservation has been confirmed, the Sponsor’s reservation shall be considered confirmed and shall be subject to the cancellation, withdrawal, and reduction provisions set forth in this Section.
13.2 Any request made by the Sponsor after payment of the initial twenty-five percent (25%) deposit for any of the following shall be considered a cancellation or reduction of the confirmed reservation:
13.3 Any cancellation, withdrawal, reduction, or modification as referred to in Clause 13.2 shall be subject to a penalty of twenty-five percent (25%) of the total confirmed reservation value.
13.4 The penalty shall remain applicable for a maximum period of ninety (90) days following the Event date, commencing from the Sponsor’s checkout date.
13.5 If the applicable penalty has not been settled within the aforementioned ninety (90)-day period, the Organizer reserves the right to deduct the applicable penalty amount from the Sponsor’s second payment, representing fifty percent (50%) of the total reservation value.
13.6 Any remaining balance after deduction of the applicable penalty shall be settled in accordance with the Organizer’s prevailing payment policy.
13.7 Any reduction in booth quantity or reservation value shall not be considered effective unless it has been formally approved by the Organizer. The Organizer reserves the right to reject any request for cancellation, withdrawal, reduction, or modification based on the operational and commercial circumstances of the Event.
13.8 The Sponsor acknowledges and agrees that the penalty stipulated under this Section is applicable regardless of the reason for the cancellation, withdrawal, reduction, or modification, unless otherwise expressly approved or waived in writing by the Organizer.
14.1 Participant registrations shall be conducted through the official SWAM Exhibition website or other officially designated platform.
14.2 Sponsors shall provide complete and accurate participant information.
14.3 Sponsors shall ensure that all required participant documents are submitted within the specified deadline.
14.4 Participant allocations are subject to the applicable sponsorship package and availability.
14.5 Once participant registration has been confirmed, any modification or cancellation shall be subject to the applicable policies of the Organizer.
15.1 Webinar packages and speaking time may be selected through the official website where such products are made available.
15.2 Availability shall depend on the applicable Event schedule and remaining allocation.
15.3 Selection of a speaking time or webinar slot shall not constitute final confirmation until the required payment and verification have been completed.
15.4 The Organizer may modify the schedule where reasonably necessary due to operational, technical, or Event-related considerations.
16.1 Add-on products may be purchased through the official website subject to availability.
16.2 Sponsors shall review the selected quantity, specifications, pricing, and applicable delivery or Event requirements before completing payment.
16.3 Add-on products shall be subject to the specific terms applicable to each product.
16.4 Once confirmed, cancellation or modification of an add-on product may be subject to the applicable cancellation and production policies.
Sponsors are responsible for:
17.1 Providing accurate and complete information.
17.2 Maintaining account security.
17.3 Ensuring that only authorized representatives conduct transactions.
17.4 Reviewing all order details before completing payment.
17.5 Ensuring that payment information is correct.
17.6 Completing payments before the applicable deadlines.
17.7 Maintaining records of all invoices, confirmations, and payment documents.
17.8 Monitoring the status of their reservations and transactions.
17.9 Immediately notifying the Organizer of any suspected transaction error or unauthorized account access.
18.1 The Organizer will use commercially reasonable efforts to maintain the availability of the official SWAM Exhibition website.
18.2 However, the website may experience:
18.4 If a technical problem occurs during a transaction, the Sponsor should contact the Organizer before attempting to make duplicate payments or duplicate reservations.
18.5 The Organizer reserves the right to temporarily suspend transactions where necessary to maintain system security, accuracy, and operational integrity.
The Organizer reserves the right to:
19.1 Modify website procedures.
19.2 Modify product availability.
19.3 Modify pricing before final confirmation.
19.4 Correct system or administrative errors.
19.5 Verify Sponsor information and transaction details.
19.6 Reject incomplete, invalid, or suspicious transactions.
19.7 Suspend or cancel transactions that violate applicable rules.
19.8 Temporarily suspend transactions for technical, security, or operational reasons.
19.9 Take reasonable actions necessary to maintain fairness, security, and operational integrity of the SWAM Exhibition transaction system.
20.1 The normal website transaction process is conducted after or outside the SWAM Launching Event period.
20.2 Sponsors participating through this process acknowledge that Launching Event reservations may have already been completed.
20.3 Accordingly:
20.4 Sponsors participating through the normal process shall not be entitled to claim the selection priority or benefits applicable specifically to Launching Event participants unless expressly stated by the Organizer.
21.1 Any discrepancy or dispute concerning a transaction should first be reported to the Organizer for verification.
21.2 Sponsors should provide the relevant:
21.3 The Organizer shall review the transaction based on the available system records and supporting documentation.
21.4 The system-generated transaction records and official Organizer records shall serve as the primary reference for transaction verification.
22.1 These Rules and Regulations shall be read together with all applicable SWAM Exhibition rules and documents.
22.2 Sponsors shall also comply with:
22.3 Where there is an inconsistency between these Rules and Regulations and a specific written commercial agreement or confirmation issued by the Organizer, the latest applicable written confirmation shall prevail unless otherwise stated.
23.1 These Rules and Regulations shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Indonesia.
23.2 Any dispute shall first be resolved through good-faith negotiation between the Sponsor and the Organizer.
23.3 If no settlement can be reached, the Parties irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the District Court of Surabaya (Pengadilan Negeri Surabaya), unless otherwise agreed in writing.
24.1 These Rules and Regulations may be prepared in Indonesian and English.
24.2 In the event of any inconsistency or difference in interpretation between the Indonesian and English versions, the Indonesian version shall prevail.
25.1 By registering, selecting a booth or product, placing an order, making a reservation, or completing a transaction through the official SWAM Exhibition website, the Sponsor confirms that it:
25.2 The Sponsor's continued use of the official SWAM Exhibition website and completion of a transaction shall constitute acceptance of these Rules and Regulations.
1.1 Exhibitor dan seluruh Personel Exhibitor wajib mematuhi:
1.3 Exhibitor mengakui bahwa seluruh reservasi booth yang telah dikonfirmasi, reservasi produk, kewajiban pembayaran, serta komitmen partisipasi bersifat mengikat sesuai dengan Terms and Conditions yang berlaku.
2.1 2.2
2.3 Exhibitor wajib menghadiri Technical Meeting resmi yang diselenggarakan oleh Penyelenggara pada waktu dan melalui format yang ditentukan oleh Penyelenggara. Ketidakhadiran dalam Technical Meeting tidak membebaskan Exhibitor dari kewajiban, persyaratan, perubahan, maupun instruksi yang telah disampaikan oleh Penyelenggara. Setiap instruksi yang disampaikan selama Technical Meeting merupakan bagian dari persyaratan operasional SWAM Exhibition dan wajib dipatuhi oleh Exhibitor.
3.1 Seluruh Personel Exhibitor wajib mengambil dan mengenakan name tag resmi selama berada di area Exhibition.
3.2 Name tag bersifat pribadi dan tidak diperbolehkan untuk:
3.4 Permintaan penambahan Personel Exhibitor dan/atau name tag wajib diajukan dalam batas waktu yang ditentukan oleh Penyelenggara dan harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu.
3.5 Kecuali disetujui lain oleh Penyelenggara, setiap booth dibatasi maksimal dua (2) Personel Exhibitor.
4.1 Hanya Personel Exhibitor yang telah terdaftar dan memperoleh otorisasi yang diperbolehkan memasuki area Exhibition melalui prosedur masuk yang telah ditentukan.
4.2 Exhibitor tidak diperbolehkan mengalihkan hak masuk, name tag, undangan, atau hak akses kepada pihak yang tidak berwenang tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Penyelenggara.
4.3 Penyelenggara berhak mengatur, membatasi, menangguhkan, atau menolak akses ke area Exhibition untuk kepentingan keamanan, keselamatan, operasional, maupun pengelolaan acara.
5.1 Jumlah booth yang dipilih oleh Exhibitor akan menentukan:
5.3 Sebelum proses pemilihan booth dimulai, Exhibitor dapat mengubah jumlah booth yang diminta melalui website resmi SWAM Exhibition.
5.4 Setelah proses pemilihan booth dan antrean pemilihan (selection queue) dilaksanakan, jumlah booth tidak dapat diubah lagi.
5.5 Setelah pembayaran down payment awal sebesar sepuluh persen (10%) berhasil dilakukan, jumlah booth dan reservasi yang telah dikonfirmasi menjadi mengikat dan tunduk pada ketentuan pembatalan dan pengurangan yang berlaku.
6.1 Pada hari Launching Event (H-Day), Exhibitor dapat mengajukan perubahan jumlah booth sebelum memasuki proses pemilihan booth.
6.2 Setiap perubahan jumlah booth pada H-Day akan memengaruhi kategori dan prioritas pemilihan booth Exhibitor.
6.3 Apabila Exhibitor mengubah jumlah booth:
6.5 Penyelenggara tidak menjamin bahwa Exhibitor dapat mempertahankan prioritas pemilihan awal setelah melakukan perubahan jumlah booth.
7.1 Prioritas pemilihan booth ditentukan berdasarkan total nilai transaksi dari jumlah booth yang dipilih, sesuai dengan Launching Event Terms and Conditions.
7.2 Apabila terdapat dua (2) atau lebih Exhibitor dengan nilai transaksi atau kriteria pemilihan yang sama, urutan pemilihan akan ditentukan melalui sistem undian elektronik yang disediakan oleh Penyelenggara.
7.3 Hasil undian akan dihasilkan dan dicatat secara otomatis oleh sistem. Hasil tersebut bersifat final dan mengikat, kecuali diperlukan koreksi akibat kesalahan teknis yang terbukti.
7.4 Setiap Exhibitor akan memperoleh periode pemilihan yang ditentukan secara otomatis oleh sistem.
7.5 Selama periode pemilihan yang telah ditentukan:
7.6 Exhibitor wajib menyelesaikan proses pemilihan dalam periode pemilihan yang telah dialokasikan.
7.7 Kegagalan menyelesaikan proses pemilihan dalam periode yang telah ditentukan dapat mengakibatkan:
Urutan pemilihan yang dihasilkan oleh sistem bersifat final dan tidak dapat diubah oleh
8.1 Launching Event.
8.2 Ketersediaan booth dan produk dapat berubah secara real-time selama berlangsungnya Penyelenggara tidak menjamin ketersediaan tertentu atas:
8.4 Untuk reservasi yang dilakukan selama Launching Event, produk yang telah dipilih dapat tetap berada dalam status reservasi sementara di dalam sistem sampai dengan satu (1) hari setelah Launching Event.
8.5 Apabila pembayaran yang diwajibkan tidak diselesaikan dalam jangka waktu yang berlaku, reservasi dapat secara otomatis berakhir dan produk dapat kembali tersedia untuk Exhibitor lainnya.
9.1 Seluruh pembayaran wajib diproses secara eksklusif melalui metode pembayaran resmi yang ditetapkan oleh Penyelenggara.
9.2 Untuk reservasi booth yang dilakukan selama Launching Event, struktur pembayaran adalah sebagai berikut:
Uang Muka Awal (Initial Down Payment) Peserta wajib membayar:
Sepuluh persen (10%) dari total nilai reservasi pada saat menyelesaikan reservasi yang bersangkutan. Deposit awal sebesar Rp10.000.000 dapat diperhitungkan sebagai bagian dari uang muka awal tersebut.
9.3 Setelah pembayaran uang muka awal sebesar sepuluh persen (10%) berhasil dilakukan, reservasi yang telah dikonfirmasi akan dianggap mengikat dan tunduk pada ketentuan pembayaran serta pembatalan yang berlaku.
9.4 Peserta wajib membayar tambahan:
Lima belas persen (15%) uang muka selambat-lambatnya empat belas (14) hari kalender setelah Launching Event (H+14).
9.5 Peserta wajib membayar:
Dua puluh lima persen (25%) pembayaran tahap berikutnya selambat-lambatnya sembilan puluh (90) hari kalender sebelum Event (D-90).
9.6 Peserta wajib melunasi sisa:
Lima puluh persen (50%) pembayaran akhir selambat-lambatnya tiga puluh (30) hari kalender sebelum Event (D-30).
9.7 Kegagalan untuk menyelesaikan pembayaran sesuai dengan batas waktu yang berlaku dapat mengakibatkan pembatalan, pengalihan alokasi, pengenaan penalti, atau tindakan lainnya sesuai dengan Syarat dan Ketentuan Sponsorship yang berlaku.
10.1 Setelah Sponsor menyelesaikan pembayaran deposit awal sebesar sepuluh persen (10%), reservasi Sponsor dianggap telah dikonfirmasi dan tunduk pada ketentuan mengenai pembatalan, pengunduran diri, dan pengurangan reservasi sebagaimana diatur dalam Bagian ini.
10.2 Setiap permohonan yang diajukan oleh Sponsor setelah pembayaran deposit awal sebesar sepuluh persen (10%) untuk hal-hal berikut akan dianggap sebagai pembatalan atau pengurangan atas reservasi yang telah dikonfirmasi:
10.3 Setiap pembatalan, pengunduran diri, pengurangan, atau perubahan sebagaimana dimaksud dalam Klausul 10.2 akan dikenakan penalti sebesar: Dua puluh lima persen (25%) dari total nilai reservasi yang telah dikonfirmasi.
10.4 Penalti tersebut tetap berlaku untuk jangka waktu maksimum sembilan puluh (90) hari kalender setelah tanggal Event, terhitung sejak tanggal checkout Sponsor.
10.5 Apabila penalti yang berlaku belum diselesaikan dalam jangka waktu sembilan puluh (90) hari kalender tersebut, Penyelenggara berhak untuk memotong jumlah penalti yang berlaku dari pembayaran ketiga Sponsor, yang mewakili lima puluh persen (50%) dari total nilai reservasi.
10.6 Setiap sisa saldo setelah dilakukan pemotongan penalti wajib diselesaikan sesuai dengan kebijakan pembayaran yang berlaku dan ditetapkan oleh Penyelenggara.
10.7 Setiap pengurangan jumlah booth atau nilai reservasi tidak akan dianggap berlaku sebelum memperoleh persetujuan resmi dari Penyelenggara. Penyelenggara berhak menolak permohonan pembatalan, pengunduran diri, pengurangan, atau perubahan berdasarkan kondisi operasional dan komersial Event.
10.8 Sponsor mengakui dan menyetujui bahwa penalti sebagaimana ditetapkan dalam Bagian ini berlaku tanpa memandang alasan pembatalan, pengunduran diri, pengurangan, atau perubahan, kecuali apabila secara tegas disetujui atau dibebaskan secara tertulis oleh Penyelenggara.
10.9 Produk dan layanan lainnya, termasuk Speaking Time, Participant Pass, Webinar, dan Add-ons, wajib dibayar secara penuh oleh Sponsor pada saat checkout.
11.1 Exhibitor dan seluruh Personel Exhibitor wajib menjaga penampilan dan perilaku yang profesional selama berlangsungnya Exhibition.
11.2 Personel Exhibitor wajib mengenakan:
12.1 Exhibitor wajib mematuhi seluruh peraturan venue, persyaratan keselamatan, prosedur operasional, serta instruksi yang dikeluarkan oleh Penyelenggara.
12.2 Exhibitor bertanggung jawab atas perilaku dan aktivitas seluruh Personel Exhibitor di dalam area Exhibition.
12.3 Exhibitor dilarang melakukan aktivitas yang dapat:
12.4 Penyelenggara berhak meminta penghentian atau perubahan segera terhadap aktivitas apa pun yang dianggap tidak aman, mengganggu, tidak pantas, atau tidak sesuai dengan persyaratan Exhibition.
13.1 Seluruh file, dokumen, materi, data, informasi, dan sarana komunikasi yang berkaitan dengan Launching Event bersifat rahasia dan ditujukan semata-mata untuk keperluan internal dan pembelajaran.
13.2 Exhibitor dan Personel Exhibitor dilarang mengakses, menyalin, mendistribusikan, mempublikasikan, memindahkan, atau mengungkapkan informasi tersebut kepada pihak eksternal mana pun tanpa izin dari Penyelenggara.
13.3 Pengungkapan atau distribusi informasi Launching Event tanpa izin dapat mengakibatkan tindakan yang dianggap perlu oleh Penyelenggara sesuai dengan kebijakan dan perjanjian yang berlaku.
14.1 Exhibitor bertanggung jawab untuk:
15.1 Penyelenggara berhak untuk:
Peraturan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Setiap perselisihan terlebih dahulu akan diselesaikan melalui musyawarah dan negosiasi dengan itikad baik. Apabila penyelesaian tidak tercapai, Para Pihak sepakat untuk tunduk pada yurisdiksi eksklusif Pengadilan Negeri Surabaya, kecuali disepakati lain secara tertulis oleh Para Pihak.
Dengan melakukan pendaftaran sebagai Exhibitor atau Sponsor SWAM Exhibition, Exhibitor menyatakan bahwa Exhibitor telah:
1.1 Peraturan dan Ketentuan ini mengatur proses transaksi website standar bagi Sponsor yang berpartisipasi dalam SWAM Exhibition di luar periode SWAM Launching Event.
1.2 Proses ini mencakup pendaftaran, pemilihan booth, pemilihan produk sponsorship, pendaftaran peserta, pemesanan webinar dan speaking time, pembelian produk add-on, penerbitan dokumen penagihan, serta proses pembayaran yang dilakukan melalui website resmi SWAM Exhibition.
1.3 Sponsor wajib mematuhi Peraturan dan Ketentuan ini bersama dengan Sponsorship Terms and Conditions, Sponsorship Proposal, Exhibitor Rules and Regulations, Invoice, Proforma Invoice, serta konfirmasi tertulis lainnya yang diterbitkan oleh Penyelenggara.
1.4 Dengan melakukan transaksi melalui website resmi SWAM Exhibition, Sponsor menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui untuk mematuhi Peraturan dan Ketentuan ini.
2.1 Seluruh transaksi Sponsor wajib dilakukan melalui website resmi SWAM Exhibition atau tujuan pembayaran lain yang secara resmi ditunjuk oleh Penyelenggara.
2.2 Sponsor dilarang melakukan reservasi booth, pembelian produk, atau pembayaran melalui saluran tidak resmi, kecuali secara khusus diperintahkan atau diizinkan secara tertulis oleh Penyelenggara.
2.3 Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas transaksi, pembayaran, reservasi, atau komitmen yang dilakukan melalui saluran yang tidak diotorisasi.
2.4 Catatan sistem berikut dianggap sebagai referensi resmi transaksi:
3.1 Sponsor wajib membuat dan memelihara akun pada website resmi SWAM Exhibition sebelum melakukan transaksi.
3.2 Sponsor wajib memberikan informasi yang lengkap, akurat, dan valid, termasuk:
3.4 Sponsor bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan kredensial akun.
3.5 Setiap transaksi yang dilakukan melalui akun Sponsor yang telah terdaftar dianggap sebagai tanggung jawab Sponsor.
3.6 Setiap dugaan akses atau penggunaan akun Sponsor oleh pihak yang tidak berwenang wajib segera dilaporkan kepada Penyelenggara.
Sponsor yang berpartisipasi setelah Launching Event wajib mengikuti proses transaksi standar melalui website sebagai berikut:
Langkah 1 — Login Sponsor mengakses website resmi SWAM Exhibition dan melakukan login menggunakan akun yang telah terdaftar. Langkah 2 — Pilih Event Sponsor memilih Event SWAM Exhibition yang akan diikuti. Langkah 3 — Pilih Jumlah Booth Sponsor memilih jumlah booth yang diperlukan berdasarkan inventaris booth yang tersedia dan ditampilkan oleh sistem. Langkah 4 — Pilih Lokasi Booth Sponsor dapat memilih lokasi booth yang tersedia dan ditampilkan pada website. Pemilihan booth bergantung pada ketersediaan yang tersisa pada saat transaksi dilakukan. Langkah 5 — Pilih Produk Tambahan Apabila tersedia, Sponsor dapat memilih produk sponsorship tambahan, termasuk:
Langkah 6 — Tinjau Pesanan Sponsor wajib memeriksa dengan teliti:
Langkah 7 — Checkout Sponsor melanjutkan ke tahap checkout dan melengkapi informasi transaksi yang diperlukan. Langkah 8 — Invoice / Proforma Invoice Sistem dan/atau Penyelenggara dapat menerbitkan Invoice, Proforma Invoice, Order Confirmation, atau dokumen transaksi lainnya yang berlaku. Langkah 9 — Pembayaran Sponsor wajib menyelesaikan pembayaran yang berlaku dalam jangka waktu yang ditentukan oleh sistem, Invoice, Proforma Invoice, atau Penyelenggara. Langkah 10 — Verifikasi Transaksi Transaksi akan diverifikasi oleh sistem dan/atau Penyelenggara. Langkah 11 — Konfirmasi Resmi Booth, produk, atau layanan baru dianggap resmi dikonfirmasi setelah pembayaran yang diwajibkan berhasil diterima dan transaksi telah diverifikasi serta dikonfirmasi oleh Penyelenggara dan/atau sistem.
5.1 Booth yang tersedia dalam proses transaksi website standar hanya berasal dari inventaris booth yang masih tersisa setelah Launching Event dan reservasi lain yang telah dikonfirmasi sebelumnya.
5.2 Sponsor yang berpartisipasi melalui proses transaksi standar tidak memperoleh prioritas Launching Event.
5.3 Reservasi booth yang telah dikonfirmasi sebelumnya tidak dapat dipindahkan, diubah, atau dialokasikan kembali hanya karena Sponsor lain ingin memilih lokasi yang sama.
5.4 Sponsor hanya dapat memilih lokasi booth yang ditampilkan sebagai tersedia oleh sistem.
5.5 Penyelenggara tidak menjamin ketersediaan:
Ketersediaan booth dapat berubah sewaktu-waktu akibat transaksi yang dilakukan oleh
6.1 Sponsor wajib memilih jumlah booth sesuai dengan kebutuhan aktual dan ketersediaan yang ditampilkan oleh sistem.
6.2 Permintaan penambahan jumlah booth dapat diajukan sebelum konfirmasi akhir, dengan memperhatikan ketersediaan dan harga yang berlaku.
6.3 Permintaan pengurangan jumlah booth setelah konfirmasi akan dianggap sebagai perubahan terhadap reservasi yang telah dikonfirmasi dan dapat dikenakan ketentuan penalti pembatalan atau pengurangan yang berlaku.
6.4 Penyelenggara dapat menolak permintaan jumlah booth apabila jumlah yang diminta tidak tersedia atau tidak dapat dipenuhi berdasarkan pertimbangan operasional.
7.1 Apabila fitur tersebut tersedia pada website, booth atau produk yang telah dipilih dapat ditahan sementara selama proses checkout.
7.2 Jangka waktu reservasi sementara ditentukan oleh sistem website atau ditetapkan oleh Penyelenggara.
7.3 Sponsor wajib menyelesaikan pembayaran yang diperlukan dalam jangka waktu reservasi yang berlaku.
7.4 Apabila pembayaran tidak diselesaikan dalam jangka waktu yang berlaku:
Reservasi sementara tidak dapat dianggap sebagai reservasi resmi yang telah
8.1 konfirmasi akhir.
8.2 Pemilihan booth, produk, atau paket sponsorship tidak secara otomatis merupakan Transaksi dianggap telah dikonfirmasi secara resmi hanya apabila:
8.4 Sponsor tidak diperbolehkan menganggap booth atau produk telah resmi diamankan sampai konfirmasi yang diwajibkan telah diterbitkan.
9.1 Seluruh pembayaran wajib dilakukan melalui saluran pembayaran resmi yang ditentukan oleh Penyelenggara.
9.2 Ketentuan pembayaran dapat berbeda bergantung pada jenis transaksi.
Untuk reservasi booth melalui proses transaksi website standar, jadwal pembayaran yang berlaku akan dicantumkan dalam Invoice, Proforma Invoice, Sponsorship Proposal, atau konfirmasi tertulis yang diterbitkan oleh Penyelenggara.
Kecuali secara khusus ditentukan lain oleh Penyelenggara, struktur pembayaran yang berlaku terdiri dari:
9.3 Apabila terdapat perbedaan antara struktur pembayaran umum di atas dengan jadwal pembayaran yang tercantum dalam Invoice, Proforma Invoice, atau konfirmasi komersial tertulis yang sah dan terbaru, maka jadwal pembayaran yang tercantum dalam dokumen terbaru tersebut yang berlaku.
Kecuali ditentukan lain oleh Penyelenggara, pembayaran untuk:
wajib diselesaikan secara penuh pada saat proses checkout yang berlaku.
10.1 Sponsor bertanggung jawab untuk menyelesaikan seluruh pembayaran sesuai dengan batas waktu yang berlaku.
10.2 Kegagalan menyelesaikan pembayaran sesuai batas waktu yang ditentukan dapat mengakibatkan:
10.3 Sponsor tidak diperbolehkan menganggap bahwa reservasi yang belum dibayar akan tetap tersedia setelah batas waktu pembayaran berakhir.
11.1 Harga yang ditampilkan pada website resmi tunduk pada:
11.3 Harga promosi dapat diperkenalkan, diubah, atau dihentikan berdasarkan kebijakan Penyelenggara.
11.4 Harga yang berlaku adalah harga yang valid pada saat transaksi dikonfirmasi secara resmi, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian komersial tertulis.
12.1 Setelah melakukan pemesanan atau reservasi, Sponsor dapat menerima:
12.2 Sponsor wajib segera memeriksa seluruh dokumen transaksi setelah diterima.
12.3 Setiap ketidaksesuaian terkait:
12.4 Sponsor bertanggung jawab untuk menyimpan salinan seluruh dokumen transaksi sebagai arsip internal.
13.1 Setelah pembayaran awal sebesar dua puluh lima persen (25%) berhasil dilakukan dan reservasi telah dikonfirmasi, reservasi Sponsor dianggap telah dikonfirmasi dan tunduk pada ketentuan pembatalan, pengunduran diri, dan pengurangan sebagaimana diatur dalam Bagian ini.
13.2 Setiap permintaan yang diajukan oleh Sponsor setelah pembayaran deposit awal sebesar dua puluh lima persen (25%) untuk hal-hal berikut dianggap sebagai pembatalan atau pengurangan atas reservasi yang telah dikonfirmasi:
13.3 Setiap pembatalan, pengunduran diri, pengurangan, atau perubahan sebagaimana dimaksud dalam Klausul 13.2 akan dikenakan penalti sebesar dua puluh lima persen (25%) dari total nilai reservasi yang telah dikonfirmasi.
13.4 Penalti tersebut berlaku untuk jangka waktu maksimal sembilan puluh (90) hari setelah tanggal Event, terhitung sejak tanggal checkout Sponsor.
13.5 Apabila penalti yang berlaku belum diselesaikan dalam jangka waktu sembilan puluh (90) hari tersebut, Penyelenggara berhak memotong jumlah penalti yang berlaku dari pembayaran kedua Sponsor, yang mewakili lima puluh persen (50%) dari total nilai reservasi.
13.6 Sisa pembayaran setelah dilakukan pemotongan penalti wajib diselesaikan sesuai dengan kebijakan pembayaran yang berlaku yang ditetapkan oleh Penyelenggara.
13.7 Setiap pengurangan jumlah booth atau nilai reservasi tidak dianggap berlaku kecuali telah memperoleh persetujuan resmi dari Penyelenggara. Penyelenggara berhak menolak permintaan pembatalan, pengunduran diri, pengurangan, atau perubahan berdasarkan kondisi operasional dan komersial Event.
13.8 Sponsor mengakui dan menyetujui bahwa penalti sebagaimana ditetapkan dalam Bagian ini berlaku tanpa memandang alasan pembatalan, pengunduran diri, pengurangan, atau perubahan, kecuali secara tegas disetujui atau dibebaskan secara tertulis oleh Penyelenggara.
14.1 Pendaftaran peserta dilakukan melalui website resmi SWAM Exhibition atau platform lain yang secara resmi ditunjuk oleh Penyelenggara.
14.2 Sponsor wajib memberikan informasi peserta secara lengkap dan akurat.
14.3 Sponsor wajib memastikan seluruh dokumen peserta yang dipersyaratkan telah diserahkan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan.
14.4 Alokasi peserta tunduk pada paket sponsorship dan ketersediaan yang berlaku.
14.5 Setelah pendaftaran peserta dikonfirmasi, setiap perubahan atau pembatalan akan tunduk pada kebijakan Penyelenggara yang berlaku.
15.1 Paket webinar dan speaking time dapat dipilih melalui website resmi apabila produk tersebut tersedia.
15.2 Ketersediaan bergantung pada jadwal Event dan alokasi yang masih tersisa.
15.3 Pemilihan speaking time atau slot webinar tidak merupakan konfirmasi akhir sampai pembayaran yang diwajibkan dan proses verifikasi selesai dilakukan.
15.4 Penyelenggara dapat mengubah jadwal apabila secara wajar diperlukan karena pertimbangan operasional, teknis, atau terkait Event.
16.1 Produk add-on dapat dibeli melalui website resmi dengan memperhatikan ketersediaan.
16.2 Sponsor wajib memeriksa jumlah, spesifikasi, harga, serta persyaratan pengiriman atau pelaksanaan Event yang berlaku sebelum menyelesaikan pembayaran.
16.3 Produk add-on tunduk pada ketentuan khusus yang berlaku untuk masing-masing produk.
16.4 Setelah dikonfirmasi, pembatalan atau perubahan produk add-on dapat dikenakan ketentuan pembatalan dan kebijakan produksi yang berlaku.
Sponsor bertanggung jawab untuk:
17.1 Memberikan informasi yang akurat dan lengkap.
17.2 Menjaga keamanan akun.
17.3 Memastikan hanya perwakilan yang berwenang yang melakukan transaksi.
17.4 Memeriksa seluruh detail pesanan sebelum menyelesaikan pembayaran.
17.5 Memastikan informasi pembayaran telah benar.
17.6 Menyelesaikan pembayaran sebelum batas waktu yang berlaku.
17.7 Menyimpan seluruh Invoice, konfirmasi, dan dokumen pembayaran.
17.8 Memantau status reservasi dan transaksi masing-masing.
17.9 Segera memberitahukan kepada Penyelenggara apabila terdapat dugaan kesalahan transaksi atau akses akun yang tidak sah.
18.1 Penyelenggara akan melakukan upaya yang wajar secara komersial untuk menjaga ketersediaan website resmi SWAM Exhibition.
18.2 Namun demikian, website dapat mengalami:
18.3 Sponsor bertanggung jawab memastikan tersedianya koneksi internet yang memadai dan perangkat yang kompatibel untuk menyelesaikan transaksi.
18.4 Apabila terjadi masalah teknis selama transaksi, Sponsor disarankan menghubungi Penyelenggara sebelum melakukan pembayaran atau reservasi ulang untuk menghindari duplikasi pembayaran atau reservasi.
18.5 Penyelenggara berhak menangguhkan transaksi sementara apabila diperlukan untuk menjaga keamanan, akurasi, dan integritas operasional sistem.
Penyelenggara berhak untuk:
19.1 Mengubah prosedur website.
19.2 Mengubah ketersediaan produk.
19.3 Mengubah harga sebelum konfirmasi akhir.
19.4 Memperbaiki kesalahan sistem atau administratif.
19.5 Melakukan verifikasi terhadap informasi Sponsor dan detail transaksi.
19.6 Menolak transaksi yang tidak lengkap, tidak valid, atau mencurigakan.
19.7 Menangguhkan atau membatalkan transaksi yang melanggar ketentuan yang berlaku.
19.8 Menangguhkan transaksi sementara untuk alasan teknis, keamanan, atau operasional.
19.9 Mengambil tindakan yang wajar yang diperlukan untuk menjaga keadilan, keamanan, dan integritas operasional sistem transaksi SWAM Exhibition.
20.1 Proses transaksi website standar dilakukan setelah atau di luar periode SWAM Launching Event.
20.2 Sponsor yang berpartisipasi melalui proses ini memahami bahwa reservasi Launching Event mungkin telah diselesaikan sebelumnya.
20.3 Dengan demikian:
21.1 Setiap ketidaksesuaian atau sengketa terkait transaksi terlebih dahulu harus dilaporkan kepada Penyelenggara untuk dilakukan verifikasi.
21.2 Sponsor wajib memberikan informasi yang relevan, termasuk:
21.4 Catatan transaksi yang dihasilkan oleh sistem dan catatan resmi Penyelenggara menjadi referensi utama dalam proses verifikasi transaksi.
22.1 Peraturan dan Ketentuan ini harus dibaca dan diterapkan bersama dengan seluruh peraturan dan dokumen SWAM Exhibition yang berlaku.
22.2 Sponsor juga wajib mematuhi:
22.3 Apabila terdapat ketidaksesuaian antara Peraturan dan Ketentuan ini dengan perjanjian komersial khusus atau konfirmasi tertulis yang diterbitkan oleh Penyelenggara, maka konfirmasi tertulis terbaru yang berlaku akan diutamakan, kecuali ditentukan lain.
23.1 Peraturan dan Ketentuan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.
23.2 Setiap perselisihan terlebih dahulu akan diselesaikan melalui musyawarah dan negosiasi dengan itikad baik antara Sponsor dan Penyelenggara.
23.3 Apabila penyelesaian tidak tercapai, Para Pihak sepakat untuk tunduk pada yurisdiksi eksklusif Pengadilan Negeri Surabaya, kecuali disepakati lain secara tertulis.
24.1 Peraturan dan Ketentuan ini dapat dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
24.2 Apabila terdapat ketidaksesuaian atau perbedaan penafsiran antara versi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, maka versi Bahasa Indonesia yang berlaku dan diutamakan.
25.1 Dengan melakukan pendaftaran, memilih booth atau produk, membuat pesanan, melakukan reservasi, atau menyelesaikan transaksi melalui website resmi SWAM Exhibition, Sponsor menyatakan bahwa Sponsor:
25.2 Penggunaan website resmi SWAM Exhibition secara berkelanjutan dan penyelesaian transaksi oleh Sponsor merupakan bentuk persetujuan Sponsor terhadap Peraturan dan Ketentuan ini.
Please review the terms regarding the participation fee, booth selection priority, and deposit payment.
To confirm attendance at the event launching, partners are required to pay a one-time Participation Fee of IDR 10,000,000 (payable once for this entire event launching).
The booth quantity you submit will be used to determine the booth selection priority/order on the launching day.
The 10% calculation per schedule is an estimated cost to be prepared for payment on the launching day after booth selection. Your IDR 10,000,000 participation deposit will be automatically deducted against your first booth selection schedule.
Select the booth you want to book by clicking on the layout, then press the Submit button.
Your attendance and booth quantities have been recorded. Please complete the Participation Fee payment of IDR 10,000,000 below as the final confirmation for participating in the launch event.
| Code | Description | Qty | Total Amount | Status | Action |
|---|
Company Name
© 2026 SWAM. Organized by PGM Co., Ltd. All rights reserved.
We use cookies to improve your browsing experience, deliver personalized content, and analyze website traffic in accordance with our privacy practices. Choose your preferences or accept all cookies to continue.
Manage how SWAM stores and accesses data on your device
At SWAM 2026, we respect your privacy. You can customize which categories of cookies you consent to use during your visit. Strictly necessary cookies cannot be disabled as they are required for core security, authentication, and platform stability.
Essential for basic site functionality, session security, account authentication, CSRF protection, and ticket checkout integrity.
Helps us understand visitor traffic, measure page load speeds, and optimize user experience across congress schedules and exhibition portals.
Enables enhanced features such as remembering language preference, regional currency display, and multimedia player state.
Used to deliver relevant updates, seminar announcements, and personalized exhibitor information across official channels.
Read our detailed Cookie Policy and Privacy Policy to learn more about data protection.